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時間管理

計劃用喺特定活動上面嘅時間

時間管理（粵音：si4 gaan3 gun2 lei5）係指一個人或者一個組織做計劃，諗自己要點樣運用時間：現實表明，一個人或者一個組織無時無刻都有多項工作要應付，又要面對好多令佢分心嘅事物；有唔少管理工作者都因此而思考，時間呢一樣有限嘅資源要點分配，先至能夠做嘢做得有效率[1][2]。

2017 年响香港影到嘅一個巨型沙漏；時間逐啲逐啲噉流逝，人要用有限嘅時間做最多嘅嘢。

時間管理做得妥善，可以達致優先處理晒啲工作、減低壓力，而且仲會提高成個人嘅生產力——識得做時間管理可以係一種重要嘅競爭優勢。要做好時間管理，人需要設定目標、制定時間表、防範分心同埋保持自律，確保所有重要嘅工作都能夠有效同準時噉完成。管理學同心理學嘅工作者仲設計咗唔少工具幫人做呢啲計劃，例如艾森豪威爾矩陣就講到靠重要度同緊急度嚟決定邊啲工作要優先處理。

啲人講親時間管理，好多時都係講工作場所裡便嘅唔同工作，例如講邊個 project 要處理咗先，又或者係响項目管理上同一個 project 唔同部份要點分配時間做。不過再廣泛啲講，時間管理技巧亦有助一個人打理佢人生有嘅時間——包括係應付工作、社交生活、屋企同嗜好等咁多唔同要求[3]。

優先次序

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睇埋：管理學同項目管理

要做時間管理，好多人都會首先諗自己嘅目標係乜。佢哋要問以下呢啲問題；

  • 佢有咩長期、中期同短期目標要達到？
  • 佢打算做嘅嘢當中，會唔會有一啲係可以放棄嘅？
  • 佢會唔會嘥咗時間去做埋晒啲幫唔到佢達到目標嘅嘢？

等等。做時間管理，最基本嘅技巧係決定每一項工作有幾需要優先處理：舉個簡單例子，而家阿深嘅老細同佢講，叫佢今個禮拜要搞掂某份報告（工作 1），同時阿深個同事阿明就想佢幫手做些少分析，喺四個月內搞得掂嘅話，就會提升另外一個 project 嘅價值（工作 2）；一般認為，工作 1 明顯比較緊急，緊急啲就表示比較有需要優先處理咗佢。要決定一項工作有幾需要優先處理，一般都會考慮以下呢啲因素[4][5]：

  • Deadlinedet1 laai1：愈係急住要交貨嘅工作，愈優先處理。
  • 為咗邊個做嘅：愈係為老細做嘅工作，愈優先處理。
  • 要花幾耐時間：好快搞得掂嘅工作，可以嗱嗱臨做咗佢先。要預測一件工作會花幾多時間，可以憑自己或者身邊嘅人嘅經驗。
  • 要花幾多精神：好花精神嘅工作，可能會搞到自己做完之後就冇晒精神，嗰日餘下嘅時間無力再有效噉做其他嘅工作。

知道晒每件工作「要幾優先處理」，個人就可以寫返一個計劃或者時間表。可以想像類似以下噉[6]：

Item 要幾優先做 幾時要交貨 同邊個做嘅 預計花幾多時間 幾時郁手做
... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ...

四象限法

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艾森豪威爾矩陣[e 1]嗰四格

艾森豪威爾方法[e 2]呢套方法，時間管理上成日會講。呢個諗頭據講係出自第 34 任美國總統艾森豪威爾嘅一句說話[7]：

我手上嗰啲等住做嘅事務可以分兩類，緊急同重要，重要嘢永遠唔會緊急，緊急嘢唔會重要。[註 1]

用艾森豪威爾嘅決策原則，手上嘅工作會按照重要度同緊急度呢兩個標準去評估，然後就可以放入去所謂嘅艾森豪威爾矩陣嗰度，個矩陣分四格[8][9]：

  • 象限 I：重要又緊急嘅嘢（十萬火急），例如要即刻處理嘅危機、deadline 就快到嘅工作... 等等，呢啲工作要即做。
  • 象限 II：重要但唔緊急嘅嘢，例如必定要做但係離 deadline 好遠嘅工作，或者係計劃將來嘅進修；呢啲工作就要喺時間表或者日曆嗰度記低，提醒自己搞掂晒象限 I 嘅嘢之後就要去做。
  • 象限 III：唔重要但緊急嘅嘢，例如好多會議都被指係屬於呢類；可以考慮委派第個人去做。
  • 象限 IV：唔重要唔緊急嘅嘢，做唔做都冇乜所謂。

按照艾森豪威爾矩陣，象限 I 嘅嘢要優先處理，象限 II 嘅嘢就要第二處理... 如此類推。

常見問題

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睇埋：注意力

動力不足

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内文：拖延同動力

人做嘢效率低下，好多時因為佢哋有拖延[e 3]嘅行為，或者係佢動力低沉。一般認為，一個人要有動力做嘢，最低限度要有明確嘅目標同埋步驟，知道自己想做乜，而且對達成目標要做嘅步驟佢起碼要有大致嘅概念。如果連呢兩樣嘢都冇，佢就會冇動力做嘢。

動力係一個心理學概念，包括能夠啟動行為嘅生理、情緒同社會力量，能夠啟動同埋維持達成目標必要嘅行為。有關動力呢樣嘢嘅本質係乜，心理學家都有所著墨，當中需求層次理論[e 4]就幾出名：呢個理論將人嘅需要想像成係分幾層（好似下圖噉）嘅，一個人要諗某一層嘅需要，就一定要滿足晒佢下面嗰幾層嘅需要先；即係話一個人要食得飽同埋滿足晒其他基本生理需要，先有可能會諗自己夠唔夠安全，夠晒安全佢哋先可以再諗愛同歸屬方面嘅需要... 如此類推[10]。基於呢套諗法，一個人唔夠動力做嘢，好多時係因為佢哋未滿足到低層啲嘅需要[11]。

 


除此之外，人成日都會出現拖延嘅傾向，可能遲遲都唔願意郁手做某一件工作，搞到進度延誤。有心理學家話，拖延其中一個最常見嘅成因，係啲人怕失敗而感到焦慮[12][13]：多數人都會希望工作可以做到有咁好得咁好，或者起碼達到「合格過關」嘅水平，但心存焦慮嘅人往往會怕搞禍單工作，因而就係噉推延，推遲到可能 deadline 前一日先郁手做；有心理學家由需求層次理論嘅角度睇，指出人其中一樣最基礎嘅需要係安全，一旦人類去到安全域界，佢哋就唔想返去「感覺唔安全」嘅地方，而拖延可能係一種自我保護方法——人一旦要郁手做一樣嘢，就要「走出佢哋嘅安全區」嘗試做出可能會引致失敗嘅行動，雖然人類有能力理解自己應該要去做嗰樣嘢，但係佢哋本能上仲係會有一股抗拒感。

定時解壓

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一個番茄噉形嘅鐘（番茄鐘）
睇埋：番茄工作法同勞逸平衡

要管理自己嘅時間，可以造成相當嘅心理壓力。所以啲人講親時間管理，都會考慮到點樣幫人應對壓力。

有關點樣應對壓力，一種常見嘅睇法係主張「人應該定時畀自己減吓壓」。例如番茄工作法[e 5]呢套方案，就係用嚟教人點樣定時唞唞嘅。番茄工作法原版做法如下[14][15]：

  1. 決定好跟住落嚟要做咩工作；
  2. 設好計時器，設（例如）25 分鐘做「番茄時間」；
  3. 郁手做嘢；
  4. 計時器過咗番茄時間咁耐之後就會響，計時器一響個人就停手唞一陣（小休），通常會唞 5 至 10 分鐘[註 2]；
  5. 返去第二步，一路直至過咗四段番茄時間咁長嘅時間為止；
  6. 做咗四段番茄時間咁耐嘅時間之後，就容許自己有一個大休（一般係 20 至 30 分鐘咁長），大休後返去第二步。

喺 2020 年代初，仲有人設計埋 appsep1 si2 自動帶人做番茄工作法，用家可以 set1 番茄時間、小休同埋大休分別係幾長，夠鐘做小休或者大休嗰陣隻 apps 就會自動震或者響嚟提醒用家。有管理學同心理學工作者仲做埋研究，去現實嘅工作場所嗰度觀察打工仔嘅行為，發覺番茄工作法的確提升到人做嘢嘅效率，減少啲人拖延嘅傾向[16][17]。

垃雜概念

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時間管理會用到嘅其他概念：

  • 時間追蹤軟件[e 6]：專家指時間管理有樣嘢好緊要，就係要留意住自己啲時間攞咗嚟做乜；事實表明人做嘢嗰陣，成日會做做吓分心走咗去做第啲同工作無關嘅嘢（例如上社交媒體呀噉），甚至分咗心都唔覺[18]；一般認為，呢種情況有必要避免，於是有啲人就開發咗時間追蹤軟件，幫人留意住自己啲時間用咗嚟做乜，例如隻 apps 每半個鐘就響，叫用家記低自己過去嗰半個鐘做咗啲乜，從而畀用家有個紀錄，可以留意住自己有冇做做吓嘢分心。
  • 多作業處理[e 7]：有唔少管理學工作者主張，多數人類實際上根本做唔到「同時做幾樣嘢」，嘗試同時做幾樣工作只會搞到佢咩都做唔成[19]。有關呢個問題，有人主張可以用時間追蹤軟件嚟處理，留意住自己有冇花時間嘗試同時做幾樣嘢。

    「一次過做兩件事，即係兩樣都唔做。」 ——古羅馬作家普布里烏斯·西魯斯

  • 揼散大工作：一個人面對又大又複雜嘅工作，可以首先將單嘢揼散做若干件「細工作」。例如寫一份報告可能望落好艱鉅，但係如果一個人將單嘢揼散，想像成寫報告嘅第一段同寫報告嘅第二段... 等等，就有可能令到工作冇咁難做[20]。
  • 冇生產力嘅工作：指「做咗都唔會創造價值或者幫手達到目的」嘅工作。冇生產力嘅工作嘅工作呢家嘢，喺實際工作場所嗰道都成日會出現，啲人忙完一輪之後都唔知自己做咗啲乜[21]。例如啲人做咗分析，但係冇清楚噉紀錄低。

睇吓

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註釋

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  1. ↑ 根據艾森豪威爾本人，句嘢本來係由某位前大學校長講嘅。佢冇講明嗰位前大學校長係邊個。
  2. ↑ 小休亦可以用嚟做檢視，睇返自己過去嗰 25 分鐘做咗乜。

參攷

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外語詞彙：

  1. ↑ The Eisenhower Matrix
  2. ↑ The Eisenhower Method
  3. ↑ procrastination
  4. ↑ hierarchy of needs
  5. ↑ pomodoro technique，當中 pomodoro 本來係意大利文番茄噉解。
  6. ↑ time-tracking software
  7. ↑ multitasking

引用來源：

  1. ↑ Claessens, B. J., Van Eerde, W., Rutte, C. G., & Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel review, 36(2), 255-276.
  2. ↑ Nielsen, K., Nielsen, M. B., Ogbonnaya, C., Känsälä, M., Saari, E., & Isaksson, K. (2017). Workplace resources to improve both employee well-being and performance: A systematic review and meta-analysis. Work & Stress, 31(2), 101-120.
  3. ↑ Stella Cottrell (2013). The Study Skills Handbook by Stella Cottrell (University of Leeds). Palgrave Macmillan. pp. 123+.
  4. ↑ 7 steps for prioritizing your workload. teamwork.com
  5. ↑ A Rational Model of Task Priority. Medium.
  6. ↑ 38 Free Time Management Templates，呢個英文網頁有一大拃 template 可以用。
  7. ↑ Dwight D. Eisenhower (August 19, 1954). Address at the Second Assembly of the World Council of Churches. Archived from the original on 2015-04-02. Evanston, Illinois. (retrieved 31 March 2015.)
  8. ↑ "The Eisenhower Method". fluent-time-management.com. Archived from the original on 2014-03-03.
  9. ↑ McKay; Brett; Kate (October 23, 2013). "The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life". A Man's Life, Personal Development. Archived from the original on 2014-03-22. Retrieved 2014-03-22.
  10. ↑ Maslow, Abraham H. (1943). "A theory of human motivation". Psychological Review. 50 (4): 370-396.
  11. ↑ We need to procrastinate … literally. The Daily.
  12. ↑ Viewing Procrastination Through a Humanistic Lens. Psychology Today.
  13. ↑ Ariani, D. W., & Susilo, Y. S. (2018). Why do it later? Goal orientation, self-efficacy, test anxiety, on procrastination. Journal of Educational, Cultural and Psychological Studies (ECPS Journal), (17), 45-73.
  14. ↑ The Pomodoro® Technique.
  15. ↑ （香港繁體） 番茄工作法運用於學習上 25分鐘專注提升學習效率，藍豆教育
  16. ↑ Fauzan, A. (2024, March). Literature Review: The Application Of The Pomodoro Technique To Reduce Academic Procrastination Levels Among Students In Completing Thesis. In International Conference of Bunga Bangsa (Vol. 2, No. 1, pp. 147-157).
  17. ↑ Almalki, K., Alharbi, O., Al-Ahmadi, W. A., & Aljohani, M. (2020). Anti-procrastination online tool for graduate students based on the pomodoro technique. In Learning and Collaboration Technologies. Human and Technology Ecosystems: 7th International Conference, LCT 2020, Held as Part of the 22nd HCI International Conference, HCII 2020, Copenhagen, Denmark, July 19–24, 2020, Proceedings, Part II 22 (pp. 133-144). Springer International Publishing.
  18. ↑ Activity Logs. Mind Tools.
  19. ↑ Leroy, Sophie, 2009. "Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks," Organizational Behavior and Human Decision Processes, Elsevier, vol. 109(2), pages 168-181, July，呢篇文講有位美國心理學家做咗兩場實驗，發現受試者根本唔能夠同時做兩樣嘢——受試者一定要阻止自己諗第一件工作嘅嘢，先至可以轉移注意力落去第二件工作嗰度，而且假如第一件工作係未完成嘅，佢哋就更加難以抽離。
  20. ↑ Breaking down large projects into manageable task (PDF)
  21. ↑ 10 Habits That Are Actually Unproductive (+ How to Change Them). Career contessa.

外拎

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