知識管理

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知識管理粵拼zi3 sik1 gun2 lei5英文Knowledge ManagementKM)係大細嘅組織裏頭都可以有嘅一堆策略管理做法,旨在整、搵、記低、收納、分發同埋運用組織成員嘅知識目的係想提升個組織嘅表現[1][2]

一個組織嘅人喺度開會,途中佢哋可能會交流彼此嘅知識

舉個簡單例子:想像麥當勞家陣要做 KM,麥當勞賣快餐,會想研究「炸薯條點整先至好味」嘅問題;佢哋研發部門會做研究,例如試吓幾款量唔同嘅炸薯條邊款好食啲(知識);而且餐廳經理等嘅前線人員又會對條問題有睇法經驗(都係知識);同麥當勞做 KM 嘅管理人員就會思考(例如)點樣運用企業入面嘅制度或者資訊系統,鼓勵呢啲人員交流自己嘅知識,從而達致「確保管理層手上有嗮答到『炸薯條點整先至好味』呢條問題嘅知識」噉嘅目的,進而提升成間企業嘅表現[3]

KM 喺 1990 年代嗰陣經已存在[4],隨後變成管理學一環,涉及組織文化人力資源管理資訊科技資訊系統。喺商業環境之下,企業會用 KM 提升競爭力,會用數碼方式紀錄知識,又會用網絡分享知識[註 1]非牟利組織亦都會用到 KM,好似維基百科本身同 MediaWiki 都係 KM 系統嘅一種[5][6]

基本流程

 
2014 年一個數據中心,中心嘅大型電腦儲起大量對間企業有用嘅資訊;响廿一世紀初,有咁上下大嘅企業冚唪唥都會用數據中心。
睇埋:管理同埋知識

KM 係管理上嘅一樣工作,針對「點樣運用組織入面嘅知識,令個組織達到自身目的嘅能力有咁高得咁高」。响最基本上,KM 要管嘅過程包括咗以下呢啲[6][7]

  • 一個組織會進行搜索(search),即係嘗試搵新嘅解難方法;搜索功能可以喺兩種情況下發生-一個組織可能會係喺遇到危機(例如營業額明顯跌緊)嗰陣開始諗計解圍,又可能係喺冇危機嗰陣嘗試做實驗性嘅開發工作,後者並唔係必要嘅,但通常都會有助於個組織嘅長遠發展[8]
  • 呢啲搜索過程會出現知識創造(knowledge creation);組織嘅成員會由解難嘅過程嗰度學習,得到新嘅知識,而知識嘅載體亦都會出現-組織成員可能會寫低佢哋學到嘅嘢,而由學習形成嘅習慣會出現。[9][10]
  • 跟住個組織要考慮知識保留(knowledge retention)嘅問題;人腦遺忘嘅功能,會隨時間喪失用得唔夠密嘅資訊,人事變動可以搞到具有知識嘅組織成員離開個組織,而且人以外嘅知識載體又可以隨時間而流失(例如將啲知識寫咗喺張紙上面,張紙一段時間之後爛咗),知識保留就係指「點樣防止有價值嘅知識隨時間流失」嘅思考,亦有學者覺得知識保留包埋有關「邊啲知識冇用唔使保留」嘅思考。
  • 知識傳遞(knowledge transfer)係指知識喺組織成員之間嘅傳播;組織成員可以喺做嘢嗰陣彼此指教,而且就算冇直接用言語指教,組織成員都可以透過彼此觀察對方嘅行為嚟學習;KM 零舍關注嘅一個課題係「點樣創造出有利知識傳遞嘅環境」-喺商業組織當中,一間公司嘅打工仔可能會因為唔想自己喪失競爭優勢而唔肯教同事做嘢,所以管理者就需要諗計令打工仔有誘因分享知識[11][12]

內部衝突

睇埋:組織矛盾

喺一個組織嘗試交流知識嗰陣,個組織內部會出現好多衝突。

例如係研究者管理層之間嘅衝突:

  • 研究者嘅自主性:管理層出於商業考慮,需要諗到一份研究係咪能夠帶嚟利潤,同時研究者(尤其係科學方面嘅研究者)想要作出重大嘅創新,就好多時需要追求一啲俾人覺得係冇用嘅諗法-一場範式轉移本質上就係挑戰一啲個個都假設咗係真確嘅諗法,所以範式轉移開頭嗰陣實會因而俾人批評,而且場大創新實會幾乎一定會經過初時嘅失敗;因為噉,為咗商業考慮而想睇到實績嘅管理層,好多時就會有誘因唔想繼續支持份研究[13]
  • 研究結果嘅保密:喺科學同科技上,創新通常都需要同行之間彼此交流大家嘅諗頭,諗頭之間互相碰撞從而產生新嘅諗頭(可以睇吓概念混成),而且由純粹為求知而做嘅科學嚟睇,研究者攞到成果係會想公佈俾全世界知嘅;不過另一方面,管理層出於商業考慮,會想將份研究嘅成果保密,想淨係得佢哋自己嗰方有得攞件成果賺錢;一般認為,專利(patent)嘅做法就解決到呢個問題-間科研組織攞到成果之後,可以去申請專利,專利會確保淨係得佢哋(或者得到佢哋准許嘅人)可以合法噉攞份研究嘅成果去賺錢,呢點令做科研嘅組織有誘因將自己嘅研究成果搞掂之後攞去公佈[14]

... 呀噉。

利弊

  • 知識管理可以令組織長生不死,知識代代相傳。

教識徒弟師傅。知識管理資料庫會俾商業間諜偷走,益街坊。

保安方法

註釋

  1. 當然 KM 可以係人傳人口講同手寫都得,不過噉做嘅效果唔好。

睇埋

  1. Girard, John P.; Girard, JoAnn L. (2015). "Defining knowledge management: Toward an applied compendium" (PDF). Online Journal of Applied Knowledge Management. 3 (1): 14.
  2. "Introduction to Knowledge Management". www.unc.edu. University of North Carolina at Chapel Hill. Archived from the original on March 19, 2007. Retrieved 11 September 2014.
  3. Desouza, K. C., & Awazu, Y. (2005). Segment and destroy: the missing capabilities of knowledge management. Journal of Business Strategy.
  4. Nonaka, Ikujiro (1991). "The knowledge creating company" (PDF). Harvard Business Review. 69 (6): 96-104.
  5. Gupta, Jatinder; Sharma, Sushil (2004). Creating Knowledge Based Organizations. Boston: Idea Group Publishing.
  6. 6.0 6.1 Huang, Y. (2008). Overview of knowledge mangement in organizations (PDF).
  7. Argote, L., Lee, S., & Park, J. (2020). Organizational Learning Processes and Outcomes: Major Findings and Future Research Directions (PDF). Management Science.
  8. Levinthal, D., & March, J. G. (1981). A model of adaptive organizational search. Journal of economic behavior & organization, 2(4), 307-333.
  9. "Knowledge Management — Systems and Processes" (PDF). Routledge. 2015年. 原先內容歸檔 (PDF)喺2021年.
  10. "ABC of Knowledge Management" (PDF). NHS National Library for Health: Knowledge Management Specialist Library. 2005年. 原先內容歸檔 (PDF)喺2021年.
  11. Darr, ED; Argote, L; Epple, D (1995). "The acquisition, transfer and depreciation of knowledge in service organizations: Productivity in franchises". Management Science. 41 (11): 1750–1762.
  12. Szulanski, G. (1996). Exploring external stickiness: Impediments to the transfer of best practice within the firm. Strategic Management Journal, 17.
  13. Abrahamson, M. (1964). The integration of industrial scientists. Administrative Science Quarterly, 208-218.
  14. Resnik, D. B. (2006). Openness versus secrecy in scientific research. Episteme, 2(3), 135-147.